Nieuwsbericht

Excel: Een krachtige tool, maar géén database

Hoewel Excel geen database is, kan een spreadsheet uiteindelijk veel van het werk doen dat een Access- of SQL Server-database doet. Als Excel goed is ingesteld, kan het veel van dezelfde eindresultaten behalen als een database. Het kost alleen veel meer moeite om dit te doen.

Is Excel een database?

Absoluut niet, het zijn twee totaal verschillende dingen. Er zijn nog steeds gebruikers die het niet graag toegeven. Maar nee, Excel is geen database. Het is niet gemaakt om een database te zijn en heeft daarom veel beperkingen als het gaat om het opslaan, visualiseren en analyseren van gegevens.

Excel kan eenvoudig, flexibel en vertrouwd zijn. Het is normaal, wordt al vele jaren gebruikt en vervult zijn functie als spreadsheet correct.

Excel of vergelijkbare spreadsheetprogramma's kunnen handig zijn voor een eerste analyse en voor kleine en snelle taken op persoonlijk of informatief niveau.

Er zijn zeker gevallen waarin Excel volstaat, het kan veel problemen oplossen. Maar het is belangrijk om te begrijpen wat in elk geval de beste tool is en de realiteit is dat er betere opties zijn die al op veel gebieden worden gebruikt en die geen grote vooropleiding vereisen en geen grote complexiteit toevoegen.

Het is noodzakelijk om gegevens te begrijpen als een grondstof. Gegevens zijn een van de belangrijkste activa van bedrijven en vaak is het enorme potentieel ervan onbekend.

Uit een FSN-enquête onder bedrijven in het Verenigd Koninkrijk bleek dat 43% van de bedrijven zich niet bewust was van het aantal spreadsheets dat ze dagelijks gebruikten, 60% van de respondenten erkende dat ze te veel tijd besteedden aan het manipuleren van gegevens en, verrassend genoeg, 71% van de bedrijven vertrouwde nog steeds op spreadsheets om hun gegevens te beheren.

Dus, wanneer moet je overwegen om een database te gebruiken voor het opslaan van de gegevens die mijn bedrijf genereert?

Volgens ons zijn dit de gevallen waarin je het zou moeten overwegen:

• Je begint een hoeveelheid gegevens te genereren die je moeilijk te beheren vindt.


• U vindt het moeilijk en heel vervelend om beslissingen te nemen omdat u de gegevens die u nodig hebt niet kunt vinden.


• Je gegevens zijn erg complex of rommelig.


• Andere mensen moeten met dezelfde gegevens werken.


• Je hebt belangrijke gegevens die je moet beschermen.


• Je hebt specifieke interfaces nodig of om ingewikkelde taken op te lossen.

Als je je situatie op ten minste één van deze gebieden herkent, is het misschien tijd om oplossingen en advies te zoeken bij software / data-experts.

7 redenen waarom Excel niet wordt aanbevolen boven een database

Gegevensopmaak

Excel-indelingen kunnen compatibiliteitsproblemen veroorzaken met andere spreadsheet- of databaseprogramma's, zelfs met andere versies van Excel zelf.



Opslagcapaciteit

Spreadsheets, zoals Excel, hebben een capaciteitslimiet, dit vertaalt zich in een limiet van rijen en kolommen.



Prestaties

De prestaties van spreadsheets nemen af naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt. Excel zelf wordt problematischer en vertraagt aanzienlijk. Dit is tijdverlies voor de gebruiker.



Integriteit van gegevens

In Excel is de kans groot dat gegevens beschadigd raken of verloren gaan. Het komt vaak voor dat er meerdere kopieën van hetzelfde bestand in handen zijn van verschillende mensen, wat versiebeheer moeilijk maakt.



Bruikbare gegevens

Het systeem van een Excel sheet is passief, je kunt alleen gegevens invoeren en invullen of opvragen. In tegenstelling tot een managementsysteem of een geavanceerd analysesysteem waarvan de gegevensbron een database is. Met deze systemen kun je acties genereren, zoals bijvoorbeeld dat het systeem je waarschuwt als de voorraad van een materiaal kleiner is dan de vastgestelde.



Beveiliging

Misbruik van de informatie die in spreadsheets wordt weergegeven kan zowel per ongeluk als bewust plaatsvinden. Een gebruiker die per ongeluk een formule in een berekening wijzigt, is weliswaar niet hetzelfde als iemand die het bestand met vertrouwelijke gegevens van je klanten zonder toestemming op een pendrive opslaat en verspreidt of gewoon kwijtraakt en zowel de organisatie zelf als de klanten in een kwetsbare situatie brengt, maar de resultaten kunnen net zo catastrofaal zijn voor je bedrijf.



Mogelijkheden voor gegevensanalyse

Met een databasesysteem kunnen we onze mogelijkheden voor gegevensanalyse aanzienlijk uitbreiden en veel effectievere beslissingen nemen.

Conclusies!

Als het gaat om het opslaan , analyseren van gegevens en samenwerking, moeten we rekening houden met de beperkingen én de juiste tools gebruiken voor élke behoefte.

Wel? Is Excel een database?