Nieuwsbericht

Niet alles kan tegelijk. Zeker niet als dezelfde mensen alles moeten doen.

Inleiding

Gemeenten staan onder druk. Niet een beetje, maar structureel. Uit de Personeelsmonitor Gemeenten 2025 blijkt dat 73 procent van de gemeenten te maken heeft met personeelstekorten. Tegelijkertijd is het verzuim gestegen naar 7,1 procent, het hoogste niveau in ruim twintig jaar. NOS berichtte dat belangrijke gemeentelijke taken daardoor vertraging oplopen, bijvoorbeeld op het gebied van woningbouw, energietransitie en handhaving.

Dat klinkt als een HR-probleem. En natuurlijk: voldoende mensen, gezonde teams en aantrekkelijk werkgeverschap zijn cruciaal.

Maar onder de oppervlakte speelt nog iets anders.

Dit is óók een portfoliovraagstuk. En misschien zelfs vooral een capaciteitsvraagstuk.

Want als ambities groeien, opgaven stapelen en dezelfde mensen steeds meer ballen in de lucht moeten houden, helpt het niet om alleen harder te gaan rennen. Dan wordt de vraag scherper: wat doen we wel, wat doen we later, wat doen we anders en wat doen we bewust niet?

Personeelstekort is geen losstaand probleem

Gemeenten hebben zelden een gebrek aan inzet. De meeste gemeentelijke organisaties draaien op betrokken mensen die precies weten waarom hun werk ertoe doet. De uitdaging zit vaak ergens anders: in de optelsom van bestuurlijke ambities, wettelijke taken, maatschappelijke verwachtingen, projectverzoeken, beleidsprogramma’s en ad-hoc prioriteiten.

Alles is belangrijk. Alles heeft urgentie. Alles heeft een eigenaar nodig.

Alleen: capaciteit laat zich niet uitrekken omdat de agenda voller wordt.

Daar wringt het. Niet omdat mensen niet willen, maar omdat het portfolio groter is dan de beschikbare uitvoeringskracht. En als dat verschil onvoldoende zichtbaar is, ontstaat precies de situatie waar veel gemeenten nu mee kampen: werkdruk, vertraging, frustratie en uiteindelijk verzuim.

Capaciteitsplanning is geen Excel-oefening

Capaciteitsplanning wordt nog te vaak gezien als een planningstechnische exercitie. Wie is wanneer beschikbaar? Hoeveel uur staat er nog open? Welke afdeling kan nog iets oppakken?

Belangrijke vragen, zeker.

Maar echte capaciteitsplanning gaat verder. Het is een bestuurlijke spiegel. Het laat zien of de optelsom van plannen nog past bij de mensen, kennis en tijd die beschikbaar zijn. Niet op gevoel. Niet op basis van de luidste wens aan tafel. Maar op basis van een gedeeld beeld.

Daarmee wordt capaciteitsplanning geen controle-instrument, maar een gesprekstarter:

- Welke opgaven dragen het meest bij aan onze doelen?
- Waar ontstaat de grootste maatschappelijke waarde?
- Welke projecten concurreren om dezelfde schaarse expertise?
- Waar schuiven we werkdruk onbedoeld door naar dezelfde teams?
- En welke keuzes stellen we uit, terwijl de organisatie de rekening betaalt?

Dat zijn geen makkelijke vragen. Wel noodzakelijke.

Portfoliosturing: de kunst van verstandig begrenzen

Een portfolio is geen boodschappenlijst waar steeds iets bij kan. Het is een bestuurlijk kompas. Het helpt om samenhang te zien tussen doelen, projecten, programma’s, capaciteit, risico’s en afhankelijkheden.

Juist in tijden van personeelstekort wordt portfoliosturing belangrijker. Niet als extra overleglaag, maar als manier om schaarse capaciteit bewust te richten op wat er echt toe doet.

Want zonder scherpe portfoliokeuzes wordt capaciteitsplanning al snel symptoombestrijding. Dan proberen organisaties de planning passend te maken bij een portfolio dat eigenlijk te vol is. Dat voelt daadkrachtig, maar is vaak sturen met de handrem erop.

Of, iets minder chic gezegd: als de emmer overloopt, helpt het niet om de dweil te digitaliseren.

Werkdruk verlaag je niet met goede bedoelingen

Veel gemeenten zetten terecht in op vitaliteit, preventie en duurzame inzetbaarheid. A&O fonds Gemeenten signaleert zelf ook dat de focus verschuift naar bewuste keuzes maken en anders organiseren.

Dat is precies de kern.

Werkgeluk is geen zachte bijzaak. Het is een slimme zakelijke keuze. Mensen die grip ervaren, duidelijke prioriteiten zien en merken dat hun inzet ertoe doet, blijven langer gezond, betrokken en productief. Dat is goed voor medewerkers, goed voor inwoners en goed voor bestuurlijke betrouwbaarheid.

Maar werkgeluk ontstaat niet uit een fruitmand of een inspiratiesessie alleen. Het ontstaat vooral als mensen niet continu hoeven te compenseren voor onduidelijke keuzes, versnipperde informatie en een portfolio dat nooit kleiner wordt.

En waar komt Celon360 dan om de hoek kijken?

Celon360 lost het personeelstekort niet op. Dat zou pas echt software-magie zijn.

Wat Celon360 wél doet: zichtbaar maken waar portfolio, capaciteit, prioriteiten en uitvoering elkaar raken. Zodat gemeenten niet alleen weten wat er allemaal loopt, maar ook beter kunnen beoordelen wat haalbaar, wenselijk en verantwoord is.

Met Celon360 brengen organisaties projecten, programma’s, opgaven, capaciteit, voortgang en risico’s samen in één omgeving. Daardoor ontstaat een gedeeld beeld voor bestuur, management, PMO, projectleiders en teams.

Niet om nóg meer te registreren.
Wel om beter te sturen.

Niet om mensen harder te laten werken.
Wel om scherper te kiezen waar hun inzet het meeste verschil maakt.

Van “wie heeft nog tijd?” naar “wat kunnen we verantwoord uitvoeren?”

De personeelskrapte bij gemeenten vraagt niet alleen om werving, inhuur of slimme arbeidsmarktcommunicatie. Het vraagt ook om volwassen portfolio- en capaciteitsgesprekken.

Een praktische start kan klein zijn:

- Maak zichtbaar welke projecten en programma’s werkelijk lopen.
- Koppel initiatieven aan bestuurlijke doelen en maatschappelijke waarde.
- Breng capaciteitsdruk per team, rol of expertisegebied in beeld.
- Bespreek knelpunten voordat ze vertraging of verzuim veroorzaken.
- Durf projecten te faseren, te pauzeren of te stoppen wanneer de capaciteit ontbreekt.

Dat klinkt misschien minder spectaculair dan “meer mensen vinden”. Maar het is vaak wél de stap waarmee organisaties direct grip terugpakken.

Grip is geen luxe meer

De opgaven van gemeenten worden niet kleiner. De arbeidsmarkt wordt voorlopig niet eenvoudiger. En inwoners verwachten terecht dat publieke dienstverlening blijft functioneren.

Juist daarom is grip op portfolio en capaciteit geen luxe. Het is een randvoorwaarde voor uitvoeringskracht.

De centrale vraag is dus niet alleen: hoe krijgen gemeenten meer mensen?

De vraag is ook: hoe zorgen we dat de mensen die er zijn, hun tijd besteden aan de opgaven die er het meest toe doen?

Daar begint verstandig sturen.
Daar begint werkbare ambitie.
En daar begint grip.

Meer informatie?

Wilt u verkennen hoe uw organisatie meer samenhang kan brengen in portfolio, capaciteit en uitvoering? Celon denkt graag mee over een praktische aanpak die past bij uw gemeentelijke werkelijkheid.

Geen groot veranderprogramma om het veranderprogramma.
Wel overzicht, scherpe keuzes en een werkbare start.

Ontvang waardevolle inzichten: klik op de knop om de whitepaper aan te vragen.