Beheersing van financiele instrumenten binnen de Provincie Limburg

Grip op het portfolio

De beheersing van het portfolio aan financiele instrumenten is zuiver een aangelegenheid van de afdeling Financien. Vanuit diverse geledingen van de organisatie worden activiteiten uitgevoerd die bijdragen aan de beheersing. Dit zijn onder andere juridische expertise, fiscale expertise, risicomanagment, etc.

Onze client zocht naar een platform waarmee deze beheersing integraal kon worden geborgd en waarbij overzicht behouden bleef, zodat er op een adequate manier regie gevoerd kan worden.

Uitdaging

Om alle betrokkenen op een lijn te krijgen ten aanzien van de vorm en inhoud van het systeem is gekozen voor een aanpak van co-creatie waarmee alle betrokkenen in sprints van twee weken konden specificeren wat het systeem moest ondersteunen en vervolgens direct het resultaat gepresenteerd kregen. De totale groep betrokkenen bestond uit 25 mensen met een veelheid aan expertises voor dit onderwerp.

Voorbereiding

Het projectteam binnen de Provincie Limburg heeft een gedegen voorstudie gemaakt van de kaders van het systeem, de onderliggende processen en de wensen ten aanzien van onder andere de rapportages die in de organisatie leefden.

De voorbereiding heeft ervoor gezorgd dat de werkende applicatie binnen een half jaar in gebruik genomen kon worden.

Oplossing

Op basis van ons Celon platform hebben wij het systeem voor de Provincie verder vorm gegeven. Wij hebben de inrichting van applicatie aangepast aan de wensen van de gebruikers binnen de Provincie.

Ook helpt het systeem pro actief om de professionals een signaal te geven als een deadline nadert of als bepaalde informatie binnengekomen zou moeten zijn.

Veel aandacht is besteed aan het maken van overzichten, dashboard (o.a. een treasury dashboard) en factsheets voor bestuurders.