Grip houden
De software van Celon PGM biedt ondersteuning voor programmamanagement in de breedste zin van het woord.
Met ons systeem stuurt u uw belangrijkste strategische doelen. U krijgt de benodigde informatie over inzet van middelen en doelrealisatie, informatie over verleden, heden en toekomst. En u ziet direct de impact van (gewenste) wijzigingen in uw programma.
Celon PGM is organisatiebreed in te zetten, maar past ook heel goed binnen uw eigen programma-, projectteam of afdeling.
Het systeem kan naadloos worden ingezet voor de PGM methode van Twynstra Gudde, maar ook andere programmamethoden als MSP, PGMC, SPM en IPM zijn mogelijk.
Balanceren van doelen en middelen
Het principe van programmamanagement is continu sturen op het behalen van uw doelstellingen. Het uitgangspunt bij alle inspanningen is dat deze een wezenlijke bijdrage leveren aan de gestelde strategische, maatschappelijke of financiële doelstellingen van de organisatie.
Deze doelbijdrage wordt vervolgens afgezet tegen de benodigde middelen (in bijvoorbeeld Euro’s en mensuren). Op deze wijze kan de meest efficiënte inzet van de beschikbare middelen worden bepaald, waarmee de grootste doelbijdrage wordt behaald.
Celon PGM geeft structuur aan uw programma
Celon PGM is een modern, flexibel en praktisch systeem, beschikbaar via het internet. Hiermee heeft u altijd toegang tot uw gegevens, ook vanaf een tablet of smartphone. Door informatie over en van het programma in een centraal systeem vast te leggen worden problemen voorkomen.
Afhankelijk van de specifieke rolinvulling wordt door het systeem een menu op maat gegenereerd waarin de beschikbare functies overzichtelijk wordt weergegeven in vier blokken.
- Planning: het structureren en organiseren van het programma
- Uitvoering: het organiseren en bewaken van de uitvoering
- Voortgang: het bepalen van de voortgang van het programma
- Maatregelen en besluiten: het ontwikkelen van maatregelen en documenteren van besluiten
Structureren en organiseren van een programma
Definitie
Het programma begint met het vastleggen van een gedegen basis met informatie over de aanleiding, context en afbakening. Met deze gegevens kan er vervolgens eenvoudig en snel een Programmaplan worden gegenereerd naar Word en PDF.
De inhoud van het programmaplan is gebaseerd op het gedachtegoed zoals beschreven op Werken aan programma's
Doelen
De kern van een programma in Celon PGM is het doelen-inspanningen-netwerk (DIN). De eerste stap is het opzetten van een doelenboom. Het hoofddoel van het programma kan in deze structuur worden onderverdeeld in meerdere subdoelen. Hoe lager in de boomstructuur, hoe concreter de doelen zijn. Drie basisniveaus zijn:
- Het ER-doel (betER, mooiER, mindER, grotER etc.): het doel is vastgesteld, maar nog niet gekwantificeerd (hoeveel, wanneer, waar, etc.)
- Het effectdoel: het ER-doel wordt nu SMART gemaakt in een omgevings- of situatieverandering.
- Het prestatie- of resultaatdoel: tastbare resultaten die leiden tot de gewenste verandering in de omgeving of situatie, waardoor het effectdoel behaald gaat worden.
Afhankelijk van de scope en focus van uw programma kan de doelenhierarchie groter of kleiner zijn.
Financiële middelen
Om het programma te sturen is het belangrijk om een goede financiële planning te maken en vervolgens deze planning te vergelijken met de werkelijkheid die ontstaat in de projecten of inspanningen. Binnen Celon PGM wordt een programma gepland op:
- Budget: het programmabudget per jaar wordt verdeeld over de onderliggende doelen, eventueel per geldbron of ‘potje’
- Inkomsten: de verwachte inkomsten uit bijvoorbeeld subsidies of andere geldbronnen kunnen in de tijd worden vastgelegd per doel
- De prestatiebegroting: op het niveau van de prestatiedoelen wordt bepaald hoeveel, van welke eenheid, per jaar moet worden gehaald.
Besturen van projecten en inspanningen
Projecten & Inspanningen
Het principe van projectmanagement is sturen op de GOTIK-aspecten: Geld (kosten en/of inkomsten),
Organisatie (Capaciteit), Tijd, Informatie en Kwaliteit (het behalen van de prestatiedoelen).
Celon PGM zorgt voor automatische consolidatie van gegevens van het niveau van de projectleider,
naar het niveau waarop u wilt sturen.
Hierdoor is de administratieve belasting voor een
projectleider minimaal en krijgen zowel de projectleider als de programmamanager de benodigde
informatie. De projectleider om het project te sturen. U om het volledige programma te managen.
Doelkoppelingen
De programmamanager legt een logische relatie tussen programmadoelen en een of meer
projecten.
Hierdoor ontstaan een Doelen-Inspannen-Netwerk netwerk (DIN).
Mandateren
Vervolgens wordt een project voorzien van voldoende middelen om het project succesvol te kunnen uitvoeren. Het budget dat via de doelkoppelingen beschikbaar komt is het totale projectbudget voor de projectleider die het mandaat krijgt. Hiermee ontstaat een Doelen-Inspanningen-Middelen netwerk (DIM).
Risico's
Om te garanderen dat de doelstellingen van het project ook daadwerkelijk worden gerealiseerd, is gedegen risicomanagement noodzakelijk.
De belangrijkste risico's zullen door de projectleider en de programmamanager beoordeeld moeten worden.
Onze overzichtelijke risicorapportages en -dashboards kan dit worden ondersteund.
Resultaten
Celon PGM presenteert zowel grafisch als cijfermatig een eenduidig overzicht van de bereikte resultaten:
- Doelbereik: worden alle doelen behaald?
- Planruimte: hoeveel budget per doel is nog beschikbaar?
- Wat is de impact van uitloop van een of meer projecten op het behalen van resultaat binnen uw totale programma?
Naast de huidige stand van zaken wordt door het systeem ook een prognose berekend van de resultaten in de toekomst. Het bijwerken van de onderliggende projecten leidt automatisch tot het herberekenen van deze prognoses. Mocht de prognose gaan afwijken van het gewenste resultaat dan heeft u voldoende tijd om bij te sturen.
Transparante besluiten en maatregelen
Alle belangrijke besluiten en acties worden in het systeem bijgehouden. Dit kan zowel in gestructureerde vorm, maar ook door documenten toe te voegen. Deze informatie is beschikbaar voor alle betrokkenen binnen de programmaorganisatie.
Historie
Automatisch wordt van alle belangrijke gebeurtenissen een tijdlijn opgebouwd die de totale historie van het programma weergeeft. Acties met financiele consequenties, zoals budgettoewijzingen of -veranderingen worden zodanig bijgehouden dat de middelen traceerbaar en verantwoordbaar zijn.
Snel van start
Wilt u snel resultaat bereiken? Celon PGM kan ik zeer korte tijd technisch operationeel worden gemaakt.
Installatie
De Celon PGM-software is webtechnologie, dit kan op twee manieren worden gehost.
- Bij u op locatie: u richt zelf een server in volgens specificaties van Celon, waarmee u alles in eigen beheer heeft.
- SaaS: Celon biedt de software aan in de cloud en neemt het technische beheer van u over.
Inrichting
De inrichting van het systeem loopt van nature parallel met het "programmeren" van uw programma. Door het vastleggen van de doelen, financiele middelen, gewenste resultaten en de projecten/inspanningen zal het systeem automatisch de bewaking en monitoring van de KPI's starten.
Ondersteuning
In het gebruik van Celon PGM kunt u rekenen op onze ondersteuning. Dit kan door gebruik te maken van onze helpdesk of door een training te volgen.
Vaststellen wat Celon PGM voor uw organisatie kan betekenen?
Wilt u kijken wat Celon PGM kan betekenen voor uw organisatie/instelling of wilt u een demonstratie van de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een afspraak.
- Projectplanning en -beheer
- Programmamanagement
- Rapportages
- Resourcemanagement
- Risico's, kansen en scopewijzigingen
- Snel in gebruik te nemen
Neem contact op